Inkoop van documentlogistiek vergt kennis van zaken!

20 januari 2015

De sterke digitaliseringstrend maakt inkopen van de onmisbare printers en multifunctionals tot een heikel terrein voor facilitymanagement en inkoop. Op het raakvlak van ICT, bedrijfsprocessen en klantcommunicatie is het moeilijk inschatten wat de toekomst brengt en wat dus een toekomstvaste investering is. Wordt het kosten besparen of voorsprong realiseren?

Eind november 2014 vond voor de derde keer de marktupdate Printers en Multifunctionals plaats. Deze werd door PIANOo georganiseerd in samenwerking met Docufacts. Het doel van de marktupdate was het informeren van aanbestedende diensten over de laatste trends en ontwikkelingen. De centrale vragen die hierbij een rol speelden waren: hoe ziet in de toekomst de behoefte eruit en hoe kunt u hierop inspelen. Van de aanwezige publieke inkopers kwamen er circa 35% van Decentrale overheden, 35% van Publiekrechtelijke instellingen, 20% van het Rijk en 10% van Speciale sectorbedrijven.


Marktkennis
Meta Roders, jurist bij PIANOo, opende de bijeenkomst met de geschiedenis van de verwerving van Oriental Palace door van de Valk na haar faillissement. Van de Valk beschikte over marktkennis en slaagde erin om op basis van deze marktkennis er een goed renderend bedrijf van te maken. Marktkennis is ook essentieel bij het aanbesteden van multifunctionals. Deze is te verkrijgen door deskresearch en fieldresearch. Fieldresearch wordt veel bij leveranciers gedaan maar is natuurlijk ook voorhanden bij andere aanbestedende diensten.


Inventariseer het printgedrag
Johan Kosters van The Message Company benadrukte het belang van scherp in kaart te brengen van de specifieke behoeftes. De tendens is dat er minder papier wordt gebruikt aangezien stukken steeds meer op tablets naar de vergadering meegenomen worden in plaats van op papier. Ook worden documenten meer en meer digitaal verzonden en gearchiveerd. Zo kan het gehele proces van voorbereiding tot contractmanagement digitaal worden doorlopen. Ook de vervanging van toner, het aantal afgedrukte prints en het verhelpen van een storing kan tegenwoordig digitaal afgehandeld worden. Hierdoor is niet alleen de hardware maar ook de software bij de leverancierskeuze van belang en heeft ook ICT een grote rol bij de aanbesteding. Door ,Het nieuwe werken, werkt 70 % regelmatig thuis. Ook dit leidt ertoe dat er anders naar de printfaciliteiten moet worden gekeken.

Omvang van de opdracht
Peter van der Vecht, directeur van Datascan, sloot met zijn betoog hierop aan. Niet alleen over hardware, toner en onderhoud, maar ook over software componenten moeten keuzes worden gemaakt. Hetzelfde geldt voor de Managed print services. Er moet besloten worden of de leverancier van de hardware ook de software moet leveren, wie het onderhoud pleegt of dat alles separaat wordt aanbesteed, of te wel wat wordt de omvang van de opdracht.

Alles digitaal
René Joor, directeur van The Message Company benadrukte het omslagdenken. Immers, we werken digitaal. Alle ontwikkelingen binnen organisaties hebben gevolgen voor de aanschaf van multifunctionals. Hij besprak de rol van de digitale werkprocessen en multichanel communicatie in combinatie met het gebruik van multifunctionals. Dit alles maakt de inkoop van multifunctionals niet eenvoudiger. Een schrale troost is wellicht dat deze ontwikkelingen ook tot consolidatie van marktpartijen en tot dalende prijzen leidt.
 

Decentralisatie overheid brengt integriteit ambtenaren bij inkoop in het geding » « Inkopers zien Nederlandse economie flink groeien !
 

Nieuws van Insinc

INSINC en InQuest bundelen krachten

PERSBERICHT, 1 september 2016:  InQuest en INSINC bundelen... Bekijk »

Inkoopjobs.nl

Inkoopjobs.nl is vernieuwd: een nieuw design en een nieuwe focus.... Bekijk »

Alidis wordt grootste inkoopgroep van Europa

Inkoopalliantie Alidis wordt de grootste inkoopgroep van Europa. Door... Bekijk »